Kan een werkgever de gegevens die hij bekomt uit een Track & Trace systeem zomaar gebruiken?

 

Veel ondernemingen stellen hun werknemers een bedrijfswagen ter beschikking die steeds vaker uitgerust wordt met een gps-trackingsysteem. Door dit systeem is de werkgever in de mogelijkheid om na te gaan hoeveel kilometers de werknemer heeft afgelegd in het kader van de uit te betalen mobiliteitsvergoeding, maar ook andere gegevens kunnen zo vastgesteld worden.

De werkgever kan bijvoorbeeld vaststellen dat de werknemer, tegen de afspraken van de onderneming in, het bedrijfsvoertuig ook in zijn privésfeer gebruikt. De werkgever kan dan zonder probleem eisen dat het voertuig voortaan binnengebracht wordt na het werk, maar de werknemer hierom ontslaan is echter een ander verhaal.

Zo werd geoordeeld dat een werkgever ten onrechte overging tot ontslag van een werknemer omwille van het privégebruik van zijn camionette. De motivering hiertoe was dat de werkgever noch in het arbeidsreglement noch in de arbeidsovereenkomst zelf afspraken gemaakt had over het privégebruik van de camionette. Het enigste wat neergeschreven werd was dat het trackingsysteem diende als diefstalbeveiliging. Aangezien er in deze discussie geenszins sprake was van een diefstal oordeelde de rechter dat de trackinggegevens dan ook niet gebruikt mochten worden om de aangehaalde reden voor het ontslag te verantwoorden (arbeidshof Gent, 14 november 2011).

Welke lessen kunnen hieruit nu getrokken worden? Wel, in principe mag de werkgever de trackinggegevens slechts onder strikt bepaalde voorwaarden gebruiken.

Voor de invoering van een gps-trackingsysteem moet de werkgever namelijk volgende regels in acht nemen:

  • Finaliteit: De werkgever mag niet zomaar een gps-tracking installeren, het kan alleen als hij daartoe een gerechtvaardigd doel heeft. Worden o.a. als gerechtvaardigd doel aanvaard: de controle van de prestaties van de werknemers, het achterhalen van privégebruik en de bescherming van de eigendom van de werkgever (bijvoorbeeld om bij diefstal informatie te kunnen geven aan politie voor het opsporen van het voertuig).
  • Informatieverplichting: De werknemers moeten geïnformeerd worden over de installatie van het systeem en de doeleinden waarvoor het systeem geïnstalleerd is, hoe de controle er zal uitzien, de procedure die gevolgd wordt bij een controle, enz. Indien niet aan deze informatieverplichting voldaan wordt dan zal dit ertoe kunnen leiden dat het verzamelde bewijsmateriaal geweerd wordt in een gerechtelijke procedure. 
  • Proportionaliteit: De controle via het gps-trackingsysteem moet beperkt zijn en kan dus niet continu zijn. De mogelijkheid moet m.a.w. bestaan om de controle in de tijd te beperken (bv. niet in het weekend en niet ’s nachts).


Van cruciaal belang is dat de werkgever zijn werknemers op de hoogte dient te stellen van de installatie van het systeem en daarbij moet een duidelijke omschrijving gegeven worden van het doel waarvoor de gegevens uit het systeem gebruikt worden.

Om zoveel mogelijk discussie ter vermijden kunnen wij dan ook ten zeerste aanbevelen om niet alleen een regeling te voorzien in het arbeidsreglement, maar ook in een artikel hierover in de arbeidsovereenkomst, dan wel in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst, alsook in een policy inzake het gebruik van de gps-trackingsystemen die dan ‘voor ontvangst en akkoord’ ondertekend dient te worden door de werknemers.


Charlotte Thijs
Advocaat

 

© 2015 Argus Advocaten