E-factuur geldigheidsvereisten en voorwaarden

De elektronische factuur of e-factuur verdringt geleidelijk aan de papieren versie. Steeds meer versturen handelaars hun facturen per e-mail of stellen deze ter beschikking via een account op een website. Vandaar dat aangewezen is om nogmaals het formalisme van de factuur uit de doeken te doen en dan in het bijzonder de mogelijke problemen dewelke de e-factuur met zich mee kan brengen.

Alle facturen worden aan dezelfde regels onderworpen en moeten op dezelfde wijze behandeld worden, de elektronische factuur en de papieren factuur hebben dus een gelijke juridische waarde.

De elektronische factuur moet net zoals de papieren factuur aan een aantal vereisten voldoen opdat de factuur geldig zou zijn, de volgende elementen moeten hiervoor aanwezig zijn:

  • Datum: De datum waarop de factuur werd uitgereikt
  • Volgnummer: Iedere factuur krijgt een uniek, opeenvolgend nummer
  • Datum belastbaar feit: De datum van de levering/dienstverrichting of de datum van betaling van een stuk of geheel van de prijs als zich dat voordoet voor de levering.

Van de verkoper moeten de volgende elementen vermeld worden:

  • De naam of de maatschappelijke benaming
  • De rechtspersoon (indien vennootschap)
  • Het adres of de maatschappelijke zetel
  • De ondernemingsnummer
  • Het bankrekeningnummer (IBAN en BIC-code)

Van de koper:

  • De naam of de maatschappelijke benaming
  • De rechtspersoon (indien vennootschap)
  • Het adres of de maatschappelijke zetel
  • De ondernemingsnummer (enkel als deze btw-plichtig is en Belg of als deze btw-plichtig is met een ondernemingszetel in de Europese Unie)

De vermelding van de verkochte goederen/diensten, prijsberekening, het tarief van de btw en de maatstaf voor de heffing dient eveneens toegevoegd te worden.

Tenslotte – en hier wordt zeer vaak tegen gezondigd – dient de factuur verplicht opgesteld te worden in de taal alwaar de maatschappelijke zetel van de verzender van de factuur is gevestigd. Indien u aldus een Franse factuur opstelt naar uw handelsrelatie in Wallonië en uw maatschappelijke zetel is in Vlaanderen gelegen, dan is deze factuur nietig en kan de factuur niet in rechte worden aangewend.

Het bijvoegen van een vertaling is desgevallend mogelijk, maar de originele factuur dient in het Nederlands te zijn opgemaakt.

Ook al zijn de papieren en elektronische factuur aan mekaar gelijk gesteld toch zijn er aan de e-factuur ietwat andere voorwaarden verbonden:

Aanvaarding :
De koper heeft de keuze of hij een e-factuur aanvaardt of toch kiest voor een papieren versie. Wanneer hij de e-factuur weigert worden er aan hem geen extra kosten aangerekend.
Deze aanvaarding gebeurt door schriftelijke, formele of stilzwijgende aanvaarding. Het gebrek aan reactie binnen een korte termijn veronderstelt aldus de aanvaarding van de e-factuur.

Authenticiteit van de herkomst:
De leverancier/dienstverrichter moet gewaarborgd zijn en hij moet dus kunnen aantonen dat de factuur werkelijk door of namens hem is uitgereikt.
De afnemer moet kunnen waarborgen dat de factuur afkomstig is van de leverancier/dienstverrichter.

Integriteit:
De inhoud van de factuur mag absoluut niet gewijzigd worden. Het is daarom aangewezen om de factuur in een bestandsvorm mee te delen die geen wijzigingen toelaat( bijv. PDF). Het gekozen bestand mag uiteraard geen exotisch of weinig voorkomend bestandstype zijn hetgeen door een normale bestemmeling niet kan geopend of gelezen worden.

Leesbaarheid:
De inhoud van de factuur moet duidelijk leesbaar zijn, zonder dat daar extra onderzoek of interpretatie voor nodig is. De meeste software die wordt gebruikt voor het verzenden van e-facturen voorzien daarom een omzetting naar PDF. Te kleine lettertypes op facturen of de bijgevoegde algemene voorwaarden worden niet aanvaard.

De elektronische factuur biedt ook een aantal voordelen. De verzending van de factuur gebeurt sneller en werkt aldus tijdbesparend. De kans op een verkeerde adressering of het verloren gaan bij de Post wordt ook kleiner of vermeden. In tijden van het belang van de ecologische voetafdruk is een digitale factuur ook milieuvriendelijker en kostenbesparend. Tevens is er een voordeel op vlak van het controleren van de vervaldag. Door de elektronische facturatie (die geïntegreerd is in een boekhoudtoepassing of pc-bankingtoepassing) kan beter gecontroleerd worden of die vervaldag gerespecteerd wordt.

Het grootste nadeel blijft echter bestaan in het feit dat de verzender bij betwisting het bewijs dient te leveren van effectieve verzending. Indien u niet steevast werkt met ontvangst- en/of leesbevestigingen kan dit aldus wel eens een probleem scheppen. Indien u werkt met een account en log-in om alzo op een website kennis te nemen van deze e-factuur, zal u hiervoor in principe het uitdrukkelijk akkoord van de bestemmeling dienen te bekomen. In een B2B-relatie kan een langdurig stilzwijgen of gebrek aan protest als aanvaarding gelden, maar in een B2C-relatie zal u steeds een akkoord moeten bekomen.

Indien u nog bijkomende vragen heeft inzake de e-factuur, aarzel dan niet om onze specialisten te contacteren voor advies of bijstand. Wij staan graag ter uwer beschikking.

Gert DAMIAANS

Advocaat-Vennoot

© 2015 Argus Advocaten